In mijn gesprekken met ondernemers en marketing en sales managers hoor ik regelmatig hetzelfde verhaal: “We zijn gestopt met HubSpot en overgestapt naar een goedkoper alternatief, omdat we het systeem simpelweg te duur vonden.” Wanneer ik dan doorvraag, wordt de werkelijke oorzaak snel duidelijk. Het probleem is bijna nooit de prijs van de licentie, maar het gebrek aan tastbare waarde die het systeem onder de streep opleverde. HubSpot werd ervaren als een dure kostenpost, simpelweg omdat het systeem niet optimaal was ingericht, geconfigureerd en geadopteerd. Daardoor werd het niet volledig benut. Een Ferrari die je alleen in zijn achteruit door een woonwijk rijdt, is immers ook een dure grap.
Het verschil tussen een systeem dat geld kost en een systeem dat geld oplevert, zit in de inrichting (configuratie, aanpassingen en koppelingen) en adoptie (onder andere gebruik, persoonlijke scherminrichting en verwachtingsmanagement). Deze zijn beide ook even belangrijk. In dit artikel bespreken we waarom een periodieke audit van je HubSpot-omgeving in 2026 de enige manier is om die waarde weer terug te claimen.
De onzichtbare symptomen van een haperend CRM
Wanneer een HubSpot-omgeving niet optimaal is afgestemd op jouw businesslogica en processen, zie je de waarde per dag verdampen. Dit geldt zeker als je de standaard set-up van HubSpot gebruikt die in de basis te wensen overlaat (ik schrijf daar nog in een volgende blog over). Let op deze signalen die aangeven dat je rendement lekt:
– Data-fragmentatie: Marketing levert leads aan, maar de informatie in het CRM is incompleet. Sales staakt de opvolging omdat ze zelf op zoek moeten naar de juiste data. Dit is overigens niet alleen een dataprobleem, maar ook een adoptieprobleem. Want salespersonen moeten ook niet teveel op een diva-stoel gaan zitten. Soms data aanzuiveren is een onderdeel van het salesvak. Punt. Er is overigens een oplossing om dit soort werk voor een heel groot deel te automatiseren en dat is bijvoorbeeld onze HubSpot up-to-date service of je zet de Data Enrichment (via Breeze Intelligence) aan binnen HubSpot. Deze laatste kan alleen, zeker bij wat grotere aantallen, een kostbare grap worden.
– De ‘Shadow CRM’: Zodra teams weer eigen lijstjes en Excels buiten de officiële omgeving gaan bijhouden, betaal je voor software die je mensen in de praktijk negeren. Dit is in onze ogen overigens echt een adoptieprobleem en vaak ook wel een generatieprobleem. De gevleugelde uitspraak “ik heb het altijd al op deze manier succesvol gedaan” horen wij dan vaak.
– Workflow-vervuiling: Automatiseringen die jaren geleden zijn ingericht, sturen nog steeds signalen of e-mails uit die niet meer relevant zijn. Dit irriteert je klant en vervuilt je statistieken.
– Gebrek aan betrouwbare rapportage: Als je de ROI van je campagnes niet uit je systeem kunt halen, kun je ook niet sturen op groei.
Wat een HubSpot Audit technisch en strategisch moet blootleggen
Een grondige audit door K2 Marketing kijkt niet alleen naar de instellingen, maar vooral naar de vraag: Hoe laten we dit systeem weer voor jou werken?
- Opschonen van de datastructuur
We analyseren de Properties binnen je omgeving. Vaak zien we veel velden die ooit zijn aangemaakt voor eenmalige acties. Een audit brengt dit terug naar de essentie: welke data hebben we écht nodig om gericht te segmenteren en effectief te verkopen? Minder ruis betekent een hogere adoptie door je team. We leggen dat vast in de HubSpot CRM kerndata-set. Dit zijn de ‘heilige’ velden die iedereen bij marketing EN sales weet en ook welke waarden in welke velden bepaalde campagnes ’triggeren’.
- Optimalisatie van de Lead-flow
Sluiten de processtappen in je CRM nog aan bij hoe klanten anno 2026 kopen? We controleren de migratie tussen Marketing en Sales. Niets is dodelijker voor je ROI dan een warme lead die in een “dood punt” van het systeem belandt omdat de notificaties niet goed zijn afgesteld.
- Gebruikersadoptie en Interface
Je CRM is pas een investering als het wordt gebruikt. We kijken kritisch naar de inrichting van de records en de autorisaties. Is de omgeving voor een accountmanager logisch ingedeeld, of is het een doolhof van overbodige informatie geworden?
Wil je Hubspot ook goed inrichten?
Heb je een behoefte aan een audit voor jouw organisatie en hoe je HubSpot zo inricht dat sales en marketing als één proces werken? Neem vandaag nog contact op! We kijken naar je huidige structuur en vertalen data naar concrete stuurinformatie die direct toepasbaar is.
